Microsoft 365 gehört in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag. Outlook und Exchange Online übernehmen die E-Mail-Kommunikation, Microsoft Teams verbindet Mitarbeiter im Büro und Homeoffice, OneDrive stellt persönliche Dateien bereit und SharePoint ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Die technische Einstiegshürde ist dabei erstaunlich niedrig. Lizenzen können innerhalb kurzer Zeit gebucht, Benutzer angelegt und Postfächer eingerichtet werden.
Genau darin liegt allerdings auch eine Gefahr.
Denn Microsoft 365 für Unternehmen ist weit mehr als Word, Excel und ein E-Mail-Postfach in der Cloud. Benutzerrechte, Sicherheitsrichtlinien, Backups, Geräteverwaltung und Lizenzierung müssen dauerhaft gepflegt werden.
Wir zeigen sieben typische Fehler, die uns bei gewachsenen Microsoft-365-Umgebungen immer wieder begegnen – und wie Unternehmen sie vermeiden können.
1. Microsoft 365 wird eingerichtet – aber anschließend nicht verwaltet
Der häufigste Fehler beginnt bereits nach der Einführung.
Ein Unternehmen wechselt zu Microsoft 365, Benutzer werden angelegt, Outlook funktioniert und Teams lässt sich öffnen. Damit scheint das Projekt zunächst abgeschlossen.
Eine Microsoft-365-Umgebung verändert sich jedoch laufend.
Mitarbeiter kommen hinzu oder verlassen das Unternehmen, Zuständigkeiten ändern sich, neue Teams entstehen, zusätzliche Anwendungen werden eingeführt und Microsoft erweitert kontinuierlich die verfügbaren Funktionen.
Ohne laufende Administration entstehen deshalb mit der Zeit häufig:
- ungenutzte Benutzerkonten
- falsch zugewiesene Lizenzen
- veraltete Gruppen
- unnötige Administratorrechte
- unübersichtliche Teams
- unklare SharePoint-Berechtigungen
- nicht mehr benötigte externe Zugänge
Microsoft 365 sollte daher nicht als einmaliges Einrichtungsprojekt betrachtet werden, sondern als Bestandteil der laufenden Unternehmens-IT.
Innovate Systems übernimmt im Rahmen unserer Cloud Solutions sowohl die Einrichtung und Migration als auch die laufende Betreuung von Microsoft-365-Umgebungen.
2. Benutzer erhalten zu viele Rechte
„Gib ihm einfach Zugriff auf alles.“
Was im Arbeitsalltag zunächst bequem erscheint, kann langfristig zu einem erheblichen Sicherheits- und Organisationsproblem werden.
Mitarbeiter sollten grundsätzlich nur auf Daten und Systeme zugreifen können, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
Das betrifft beispielsweise:
- SharePoint-Bibliotheken
- Teams und Teams-Kanäle
- gemeinsame Postfächer
- Kalender
- OneDrive-Freigaben
- administrative Funktionen
- externe Cloud-Anwendungen
Besonders kritisch sind Administratorrechte.
Ein Benutzer, der lediglich Office-Anwendungen verwenden muss, benötigt normalerweise keine umfangreichen administrativen Rechte innerhalb des Microsoft-365-Tenants.
Je klarer Rollen und Berechtigungen definiert sind, desto geringer ist das Risiko, dass Daten versehentlich gelöscht, falsch freigegeben oder von kompromittierten Konten erreicht werden können.
Ein strukturiertes Berechtigungsmanagement hilft dabei, Zugriffe nachvollziehbar zu vergeben und regelmäßig zu kontrollieren.
3. Multi-Faktor-Authentifizierung wird nicht konsequent eingesetzt
Benutzername und Passwort allein reichen für geschäftliche Cloud-Konten heute nicht mehr aus.
Passwörter können durch Phishing, Schadsoftware, Datenlecks oder Wiederverwendung bei anderen Diensten kompromittiert werden.
Mit Multi-Faktor-Authentifizierung – kurz MFA – reicht das Passwort allein für eine Anmeldung nicht mehr aus. Zusätzlich wird ein weiterer Faktor benötigt.
Für Microsoft-365-Umgebungen sollte MFA deshalb insbesondere für administrative Konten, aber möglichst auch für reguläre Benutzer konsequent eingerichtet werden.
Dabei reicht es nicht unbedingt, MFA lediglich irgendwo zu aktivieren.
Die Sicherheitskonfiguration sollte zum Unternehmen passen. Abhängig von Lizenzen und Anforderungen können beispielsweise Sicherheitsstandards oder Conditional-Access-Richtlinien zum Einsatz kommen.
Microsoft 365 sollte deshalb immer als Teil einer umfassenderen IT-Sicherheitsstrategie betrachtet werden.
4. OneDrive, SharePoint und Teams werden miteinander verwechselt
Wo gehört eigentlich eine Datei hin?
Diese scheinbar einfache Frage sorgt in vielen Unternehmen für überraschend viel Chaos.
Microsoft 365 bietet verschiedene Möglichkeiten zur Speicherung und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. Werden diese nicht klar voneinander abgegrenzt, entstehen schnell doppelte Dateien, unterschiedliche Versionen und unübersichtliche Freigaben.
Vereinfacht lässt sich unterscheiden:
OneDrive eignet sich vor allem für persönliche Arbeitsdateien eines Benutzers.
SharePoint eignet sich für zentral bereitgestellte Dokumente und gemeinsame Datenbestände eines Unternehmens oder Teams.
Microsoft Teams dient der Zusammenarbeit und Kommunikation und greift für gemeinsam genutzte Dateien im Hintergrund ebenfalls auf Microsoft-365-Dienste wie SharePoint zurück.
Ohne eine sinnvolle Struktur entstehen schnell Teams mit ähnlichen Namen, unzählige Kanäle und Dokumente, bei denen nach einiger Zeit niemand mehr genau weiß, welche Version die aktuelle ist.
Vor der Einführung sollte deshalb geklärt werden:
- Welche Abteilungen benötigen eigene Bereiche?
- Welche Daten gehören in SharePoint?
- Welche Dateien bleiben personenbezogen in OneDrive?
- Welche externen Partner dürfen Zugriff erhalten?
- Wie werden Projekte strukturiert?
- Wer darf neue Teams erstellen?
Bei unserer Leistung Microsoft 365 & IT-Kollaboration unterstützen wir Unternehmen dabei, Kommunikation und gemeinsame Dokumentenarbeit strukturiert aufzubauen.
5. Microsoft 365 wird mit einem vollständigen Backup verwechselt
Ein häufiger Irrtum lautet:
„Unsere Daten liegen bei Microsoft – also sind sie automatisch gesichert.“
Microsoft betreibt eine hochverfügbare Cloud-Infrastruktur und bietet innerhalb der verschiedenen Dienste Wiederherstellungs-, Versions- und Aufbewahrungsfunktionen.
Das ist jedoch nicht dasselbe wie eine unabhängig geplante Backup-Strategie.
Unternehmen bleiben für den Schutz und die Organisation ihrer eigenen Daten verantwortlich.
Probleme können beispielsweise entstehen durch:
- versehentlich gelöschte Daten
- falsch konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinien
- kompromittierte Benutzerkonten
- unerwünschte Änderungen oder Löschungen
- fehlerhafte Synchronisationen
- gezielte Manipulation durch Benutzer
- Ransomware und andere Sicherheitsvorfälle
Deshalb sollte vorab festgelegt werden, welche Microsoft-365-Daten wie lange wiederherstellbar sein müssen.
Dazu gehören insbesondere:
- Exchange-Online-Postfächer
- OneDrive
- SharePoint
- Teams-bezogene Daten
Eine zusätzliche Sicherung kann eine eigenständige Wiederherstellungsebene schaffen und sollte Bestandteil des gesamten Backup-Konzepts eines Unternehmens sein.
Mehr dazu finden Sie bei unseren Hybrid-Backup- und Datensicherungslösungen sowie innerhalb unserer Cloud Solutions.
6. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht vollständig entfernt
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen – sein Benutzerkonto wird deaktiviert.
Damit ist das Thema erledigt?
Nicht unbedingt.
Ein sauberes Offboarding muss berücksichtigen, auf welche Systeme und Daten der Mitarbeiter Zugriff hatte.
Dazu können gehören:
- Microsoft-365-Benutzerkonto
- Exchange-Postfach
- OneDrive
- Teams
- SharePoint
- gemeinsame Postfächer
- Verteiler
- externe SaaS-Anwendungen
- mobile Geräte
- lokale Unternehmenssysteme
- VPN-Zugänge
Gleichzeitig müssen geschäftlich relevante Daten gegebenenfalls erhalten oder an einen anderen Mitarbeiter übergeben werden.
Auch Lizenzen sollten anschließend geprüft werden. Wird ein Benutzer entfernt, eine kostenpflichtige Lizenz aber weiterhin vorgehalten, entstehen Monat für Monat unnötige Kosten.
Ein standardisierter Onboarding- und Offboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schnell arbeitsfähig werden und ausgeschiedene Mitarbeiter zuverlässig ihre Zugänge verlieren.
7. Microsoft-365-Lizenzen werden jahrelang nicht überprüft
Microsoft bietet unterschiedliche Lizenzmodelle mit teilweise erheblich verschiedenem Funktionsumfang.
In vielen Unternehmen wächst die Lizenzlandschaft mit der Zeit.
Ein neuer Mitarbeiter benötigt kurzfristig eine bestimmte Funktion, ein Projekt erhält zusätzliche Lizenzen oder eine Abteilung testet eine Anwendung.
Einige Jahre später werden diese Entscheidungen kaum noch hinterfragt.
Dadurch können Unternehmen für Funktionen bezahlen, die gar nicht mehr genutzt werden.
Andersherum kann es vorkommen, dass wichtige Sicherheits- oder Verwaltungsfunktionen fehlen, weil bei der ursprünglichen Beschaffung ausschließlich auf den günstigsten Lizenzpreis geachtet wurde.
Eine regelmäßige Lizenzprüfung sollte deshalb klären:
- Welche Benutzer sind noch aktiv?
- Welche Lizenz besitzt welcher Mitarbeiter?
- Welche Funktionen werden tatsächlich benötigt?
- Gibt es ungenutzte Lizenzen?
- Sind Zusatzlizenzen weiterhin notwendig?
- Passen die vorhandenen Lizenzen zur Sicherheitsstrategie?
Gerade bei einer größeren Anzahl von Benutzern kann bereits eine saubere Lizenzverwaltung dauerhaft Kosten vermeiden.
Microsoft 365 ist kein Selbstläufer
Microsoft übernimmt den Betrieb der Cloud-Plattform. Die Organisation innerhalb des eigenen Unternehmens bleibt jedoch weiterhin eine eigene Aufgabe.
Dazu gehören unter anderem:
- Benutzerverwaltung
- Berechtigungen
- Sicherheitsrichtlinien
- Gerätekonfiguration
- Datenorganisation
- Backup
- Lizenzmanagement
- Onboarding und Offboarding
- laufende Überwachung
Je mehr Mitarbeiter Microsoft 365 nutzen, desto wichtiger wird eine strukturierte Administration.
Eine Umgebung mit fünf Benutzern lässt sich möglicherweise noch unkompliziert überblicken. Bei 30, 50 oder 100 Konten werden improvisierte Prozesse dagegen zunehmend zum Problem.
Microsoft 365 und Cloud-Betreuung aus Wuppertal
Innovate Systems unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung und beim laufenden Betrieb von Microsoft 365.
Als IT-Systemhaus aus Wuppertal übernehmen wir auf Wunsch den gesamten Lebenszyklus einer Microsoft-365-Umgebung – von der Bestandsaufnahme über Migration und Einrichtung bis zur dauerhaften Administration.
Dazu gehören unter anderem:
- Microsoft-365-Einrichtung
- Exchange Online
- Microsoft Teams
- SharePoint
- OneDrive
- Benutzer- und Lizenzverwaltung
- Geräteverwaltung
- Sicherheitskonfiguration
- MFA
- Backup
- Migration bestehender Systeme
- laufender Support
Unternehmen, die nicht nur Microsoft 365, sondern ihre gesamte IT dauerhaft betreuen lassen möchten, können diese Leistungen auch in unsere Managed IT Services integrieren.
Dadurch werden Microsoft 365, Arbeitsplätze, Netzwerk, Sicherheit, Backup und Support nicht als voneinander getrennte Systeme betrachtet, sondern gemeinsam betreut.
Bestehende Microsoft-365-Umgebung überprüfen lassen
Microsoft 365 muss nicht komplett neu eingerichtet werden, um von einer professionellen Betreuung zu profitieren.
Gerade bei bereits länger bestehenden Umgebungen lohnt sich eine Bestandsaufnahme.
Dabei können beispielsweise Benutzer, Berechtigungen, Sicherheitskonfiguration, Lizenzen, Backup und vorhandene Freigaben überprüft werden.
Oft lässt sich eine bestehende Struktur anschließend schrittweise verbessern, ohne den laufenden Betrieb komplett umzustellen.
Sie nutzen Microsoft 365 bereits oder planen den Umstieg?
Innovate Systems unterstützt Unternehmen in Wuppertal, dem Bergischen Land und NRW bei Planung, Migration und laufender Microsoft-365-Betreuung.
Sprechen Sie mit uns über Ihre bestehende Umgebung und die Anforderungen Ihres Unternehmens.
Innovate Systems GmbH
Am Brögel 19D
42285 Wuppertal
Telefon: 0202 26 54 99-23
E-Mail: kontakt@innovate-systems.de